Elle veri girişi ve otomatik belge veri çıkarma: Ne zaman otomasyona geçmelisiniz?

Elle veri girişi ve otomatik veri çıkarmaya genel bakış

Elle veri girişi nedir?

Elle veri girişi, bir kaynaktaki bilgiyi okuyup başka bir sisteme elle girmek demektir.

Şunları içeren bir fatura düşünün:

Supplier: Northstar Services
Invoice Number: INV-45821
Invoice Date: 12 August 2026
Due Date: 11 September 2026
Subtotal: $8,250
Tax: $1,567.50
Total Due: $9,817.50

Bir ekip üyesinin şunları aktarması gerekebilir:

supplier_name
invoice_number
invoice_date
due_date
total_due

Tek bir belge için bu basittir. Zorluk, aynı alanların çok sayıda belgede bulunması, yorumlanması ve aktarılması gerektiğinde ortaya çıkar.

Elle girişin hâlâ neden anlamlı olduğu

İnsanlar farklılıkları ele almada iyidir. Bir kişi şunları fark edebilir:

• “Ödenecek Toplam”ın “Ara Toplam”dan farklı olduğunu;
• bir tedarikçinin fatura düzenini değiştirdiğini;
• zorunlu bir alanın eksik olduğunu;
• el yazısı bir notun bağlamı değiştirdiğini;
• alışılmadık bir belgenin yorum gerektirdiğini.

Ara sıra yapılan veya çok öngörülemeyen işlerde bu esneklik, elle girişi en basit çözüm haline getirebilir.

Otomatik belge veri çıkarma nedir?

Otomatik belge veri çıkarma, bir belgenin içindeki bilgileri belirler ve önceden tanımlanmış bir yapıda döndürür.

supplier_name → Text
invoice_number → Text
invoice_date → Date
total_due → Number
currency → Text

Belge bu durumda şunları döndürebilir:

{
  "supplier_name": "Northstar Services",
  "invoice_number": "INV-45821",
  "invoice_date": "2026-08-12",
  "total_due": 9817.50,
  "currency": "USD"
}

Önemli değişiklik, belge içeriğinin yapılandırılmış iş verisine tekrar tekrar dönüştürülmesinin her dosya için elle yapılmak zorunda olmamasıdır.

Elle belge işleme ne zaman verimsiz hale gelir?

İş akışı öngörülebilir ama tekrarlıysa elle işlemeyi haklı çıkarmak zorlaşır.

Her fatura için birinin şunları yapması gerekebilir:

• dosyayı açmak;
• tedarikçiyi bulmak;
• fatura numarasını bulmak;
• doğru tarihi belirlemek;
• ara toplamı nihai toplamdan ayırmak;
• değerleri girmek;
• bunları incelemek;
• bir sonraki belgeye geçmek.

Benzer örüntüler fatura işleme, tedarikçi kaydı, sözleşme yönetimi, satın alma siparişleri, masraf belgeleri, banka ekstreleri, lojistik formları ve müşteri başvurularında görülür.

Otomasyon için en güçlü adaylar çoğu zaman en karmaşık iş akışları değildir. İnsanların tekrar tekrar aynı öngörülebilir işi yaptığı iş akışlarıdır.

Doğruluk ve tutarlılık: elle ve otomatik

Otomasyon, insan işinden kendiliğinden daha doğruymuş gibi sunulmamalıdır. Her iki yaklaşım da hata üretebilir.

Yapılandırılmış çıkarmanın avantajı çoğu zaman tutarlılıktır.

Şunun gibi belirsiz bir alan yerine:

amount

şunu tanımlayabilirsiniz:

final_amount_payable

Vergiler ve indirimlerden sonra ödenecek nihai tutarı çıkar.

Aynı şekilde date yerine, kesin bir talimatla contract_effective_date kullanın.

Anlaşmanın yürürlüğe girdiği tarihi çıkar; imza tarihini değil.

Birçok iş akışı için pratik model şudur:

Hangi belge iş akışları otomasyon için iyi adaydır?

Peki ya taranmış belgeler?

Elle işleme hem dijital hem taranmış belgelerde çalışır, çünkü insanlar bunları gözle okuyabilir.

Otomatik iş akışları makine tarafından okunabilir içerik gerektirir. Görüntü tabanlı belgelerde, gereken bilgiler yapılandırılmadan önce OCR veya başka bir belge tanıma yöntemi kullanılabilir.

OCR metni tanır. Veri çıkarma, ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi belirler ve yapılandırır.

Peki ya tablolar, kalemler ve tekrarlanan veriler?

Belgeler tablo içerdiğinde elle veri girişi özellikle bıktırıcı ve tekrarlı hale gelir.

{
  "items": [
    {
      "product": "Product A",
      "quantity": 2,
      "unit_price": 125
    },
    {
      "product": "Product B",
      "quantity": 1,
      "unit_price": 80
    },
    {
      "product": "Product C",
      "quantity": 5,
      "unit_price": 42
    }
  ]
}

Elle işleme ile yapılandırılmış çıkarma arasındaki fark çoğu zaman en çok tekrarlanan bilgilerde belirginleşir.

Belge iş akışınızı otomatikleştirmeli misiniz?

Yararlı bir karar “Bu otomatikleştirilebilir mi?” sorusuyla başlamaz. Şu sorularla başlar:

Bu iş akışı, otomasyonu denemeye değecek kadar tekrarlı mı?

Elle veri girişi ne zaman hâlâ daha iyi seçenektir?

Elle işleme şu durumlarda daha pratik kalabilir:

• belge hacmi çok düşükse;
• görev geçiciyse;
• gereken alanlar sürekli değişiyorsa;
• her belge ciddi yorum gerektiriyorsa;
• belgelerin ortak yanı azsa;
• tekrarlanabilir bir iş akışı yoksa;
• kurulum, görevin kendisinden daha fazla iş gerektirecekse.

Amaç asla otomasyon için otomasyon olmamalıdır.

Önce neyi otomatikleştirmelisiniz?

Şirketteki her belge sürecini otomatikleştirmeye çalışarak başlamayın.

Şunlara sahip bir iş akışıyla başlayın:

• tekrarlanan belgeler;
• açıkça tanımlanmış alanlar;
• düzenli elle giriş;
• yapılandırılmış sonraki veriler;
• sınırlı yorum ihtiyacı.

Bir tedarikçi faturası iş akışı bunun güçlü bir örneğidir.

supplier_name
invoice_number
invoice_date
total_due
currency

Ardından gerçek çeşitliliği test edin: farklı tedarikçiler, dijital PDF’ler, taranmış PDF’ler, eksik alanlar ve benzer birkaç tarih veya toplam.

Heyyel Data Extractor ile elle veri girişi ve otomatik çıkarma

Heyyel Data Extractor, bir belgeden hangi bilgileri istediğinizi zaten bildiğiniz iş akışları için tasarlanmıştır.

Standart belge kategorileri için önerilen alanlarla başlayabilirsiniz. İşe özgü belgeler için Özel / Boş kendi çıkarma yapınızı tanımlamanıza olanak tanır.

supplier_name
invoice_number
due_date
total_due
payment_status

Alanlar metni, sayıları, tarihleri, mantıksal değerleri ve tekrarlanan veya yapılandırılmış bilgileri temsil edebilir.

Taranmış belgelerde belge tanıma, gereken bilgiler yapılandırılmadan önce görünen içeriğin işlenmesini sağlar. Önceden tanımlı alanlar yerine daha kapsamlı belge içeriği gerektiğinde Heyyel Data Extractor ayrıca Ham veri seçeneğini sunar.

Sonuçlar daha sonra incelenebilir ve JSON veya CSV olarak dışa aktarılabilir.

Sık sorulan sorular